Tietosuojaseloste
Seloste käsittelytoimista
Lappeenrannan Taekwondo Seura Ry pitää rekisteriä jäsenistään. Rekisterin tarkemmat tiedot selviävät alta. Rekisteröitymislomake lähetetään peruskurssin päätteeksi uusille harrastajille.
Rekisterin kuvaus
Yhdistyslaki (11§) velvoittaa yhdistyksen hallitusta pitämään yllä jäsenluetteloa, johon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsenluetteloa ylläpidetään seuran jäsenrekisterissä, johon kerätään myös muita henkilötietoja seuran sisäisen viestinnän sekä laskutuksen mahdollistamiseksi.
Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan asiakassuhteen voimassaolon ajaksi ja rekisteröidylle ilmoitettuun käyttötarkoitukseen.
Jäsenrekisteristä voidaan johtaa edelleen seuraavia harrastajan omaan suostumukseen pohjautuvia rekistereitä:
- Ohjaaja- ja seuratoimihenkilörekisteri
- Käyttötarkoitus: Ohjaajien ja seuratoimihenkilöiden yhteystietojen ylläpito ja tiedottaminen, ohjaajien käymien koulutusten kerääminen ja ylläpito.
- Vyöarvorekisteri
- Käyttötarkoitus: Harrastajien vyöarvojen seuranta ja ylläpito.
- Kilpailijarekisteri
- Käyttötarkoitus: Kilpailuilmoittautumisten hallinta.
- Varustetilausrekisteri
- Käyttötarkoitus: Seuran kautta tehtävien harrastajien varustetilausten hallinta.
- Seuran Facebook-ryhmä, WhatsApp-ryhmä ja Nimenhuuto.com-palvelu
- Käyttötarkoitus: Facebook- ja WhatsApp-ryhmiä käytetään seuran viestinnässä (esim. treenien peruutukset ja tulevien treenien aiheet) ja Nimenhuuto.com-palvelua aikuisten treeneihin ilmoittautumisessa.
Kerättävät tiedot
Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat henkilötiedot:
- Yli 13-vuotiaalta harrastajalta kerätään nimi ja sähköpostiosoite (puhelinnumero ja syntymävuosi ovat vapaaehtoisia tietoja).
- Alle 13-vuotiailta harrastajilta kerätään nimi, postiosoite, henkilötunnus, huoltajan nimi, huoltajan puhelinnumero ja huoltajan sähköpostiosoite, (aikaisempi harrastus ja harrastukseen mahdollisesti vaikuttava sairaus ja sen hoito ovat vapaaehtoisia tietoja). Alle 13-vuotiailla junioriharrastajilla lajilisenssin ja tarvittaessa samassa yhteydessä vakuutuksen hankinta sisällytetään peruskurssin hintaan. Postiosoite ja henkilötunnus ovat pakollisia tietoja edellä mainittujen hankinnassa.
- Kaikilta harrastajilta pyydetään lupaa kuvien käyttöön ja suoramarkkinointiin.
- Kaikilta harrastajilta pyydetään sitoutumista seuran sääntöihin.
- Ohjaaja- ja seuratoimihenkilörekisteriin kerätään ohjaamiseen liittyvät koulutustiedot ja kuva.
- Vyöarvorekisteriin kerätään harrastajan suorittamat vyöarvot.
- Kilpailijarekisteriin kerätään harrastajan painoluokka, kilpailusarja ja kilpailujen tulokset.
- Varustetilausrekisteriin kerätään harrastajan tilaamat tuotteet kokotietoineen.
Henkilötietojen käsittely ja käyttö
Tietojen käyttö
Jäsenrekisterin käsittelijät käyttävät henkilön henkilötietoja ainoastaan anonymisoituna tilastotietona, seuran sisäisessä viestintä/tiedottamistarkoituksessa, laskutukseen liittyvissä toimissa tai virhetilanteiden korjaamista varten.
Tietojen välittyminen
Mikäli tietojen käyttö ei perustu muuhun oikeusperusteeseen, kysytään rekisteröidyltä erikseen suostumus tietojen käyttöön, kyseisen palvelun käyttötarkoituksen mukaisesti (esim. seuran tehdessä leiri-, kilpailu- tai muita tapahtumailmoittautumisia tai DAN-graduointeja varten).
Palveluntarjoajien sitouttaminen tietosuojaan
Jäsenrekisterin käsittelijät, kuten seuran vastuuhenkilö/henkilöt (kaikki, rekisteritietoihin) sitoutetaan sopimuksin seuran tietosuojaperiaatteisiin.
Henkilötietojen tarkistaminen ja muokkaaminen
Jäsenellä on oikeus tarkistaa ja muokata tietojaan jäsenrekisterissä. Rekisterinpitäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä. Henkilötietojen tarkistamiseksi tai muokkaamiseksi jäsenen on oltava yhteydessä seuran jäsenrekisterin yhteyshenkilöön.
Omien tietojen poistaminen
Rekisteröity voi muokata omia tietojaan ja/tai pyytää omien tietojen poistoa jäsenyyden päätyttyä. Jäsenrekisteristä poistetaan vuosittain jäsenet, jotka eivät ole maksaneet jäsenmaksua kyseessä olevalle kaudelle. Henkilötietojen poistamiseksi jäsenen on oltava yhteydessä seuran jäsenrekisterin yhteyshenkilöön.